Tre steg till lyckad onboarding med självbetjäning

Kan något så enkelt som att introducera nyanställda (s.k. onboarding) på rätt sätt verkligen ha en positiv effekt på resultatet i ett stort företag? Svaret är ja, det kan det definitivt. Nyckeln är att fokusera på var medarbetarna faktiskt söker svar på alla sina frågor – nämligen via självbetjäning.

on-boarding_with_selfservice

 

I min roll som säljare har jag genomfört tusentals möten och under de senaste tio åren har dessa ofta varit med HR- och IT-avdelningar på stora företag. En av de vanligaste frågorna som kunderna vill diskutera är hur de ska hantera sina processer när de anställer nya medarbetare.

Vi kan väl alla enas om att det är viktigt att stödja nya medarbetare under det första året i deras nya befattning. Och med tanke på att man aldrig får en andra chans att göra ett första intryck, är det helt avgörande att företaget får nya medarbetare att känna sig välkomna, uppskattade och förberedda för vad de har framför sig.

Här är några enkla steg som kan stärka onboardingen, när man använder självbetjäning..

1. Besluta om en onboardingplan

Onboarding fungerar bara om den utförs på ett konsekvent sätt i hela organisationen. Jag rekommenderar att man tar fram några grundläggande riktlinjer som alla inblandade (medarbetare, chefer, mentorer osv.) kan följa vid introduktion av nya medarbetare. Om man gör en övergripande plan kommer det med största sannolikhet att bidra till en effektivare och snabbare onboarding-process.

Jag föreslår att upprätta en plan som beskriver både hur företaget fungerar och hur man kommer igång med de viktigaste systemen. Sådan information i kombination med en bra arbetsbeskrivning kommer att ge medarbetarna en unik möjlighet att prestera på hög nivå mycket snabbare.

2. Skapa er egen onboarding-sajt

De flesta företag introducerar nya medarbetare genom att presentera dem för sina nya kollegor och låta dem bekanta sig med sina nya jobb genom möten och kurser. Men ofta lämnas nya medarbetare åt sitt öde så snart deras formella introduktion är klar.

Och vi vet väl alla hur lite som faktiskt fastnar, efter att vi har blivit fullmatade med information. För egen del brukar jag behöva repetera det jag lärt mig, åtminstone under ett par veckor efter att jag har gått en heldagskurs.

Att hålla introduktionsprogrammet tillgängligt på en dedikerad plats i självbetjäningen är ett bra sätt att göra det lättillgängligt i sin IT-infrastruktur.

ComArounds kunskapslösning

Onboarding-sajt som är integrerad i ComArounds kunskapslösning med självbetjäning

Innehåll och format

Jag rekommenderar att skapa sajten med en komplett meny för de nya medarbetarna. Merparten av den information som behövs på sajten finns oftast redan i olika delar av organisationen, men den behöver samlas in och publiceras i ett och samma system. För att göra sajten så effektiv som möjligt är det bra att bygga den utifrån enkla stegvisa guider som på ett lättfattligt sätt visar hur man ska arbeta med system och policyer.

När ni använder ComArounds kunskapslösning, innebär ”så gör du”-guiderna att nyanställda snabbare kan få svar på sina frågor, precis när de behöver dem. Videoverktyget är lätt att använda och ett bra komplement när det behövs. Hela tanken bakom onboarding är att nya kollegor ska bli en del av företaget så snabbt som möjligt.

”En dedikerad onboarding-sajt kan vara ett bra stöd för storskalig introduktion av nya medarbetare, vilket underlättar när man behöver anställa många samtidigt.”

Två huvudkategorier

Jag rekommenderar att bygga upp sajten baserat på två allmänna huvudkategorier.

  1. Den första är företagens riktlinjer, med ”så gör du”-guider för företagets olika processer och policyer.
  2. Den andra bör behandla företagets affärssystem och innehålla ”så gör du”-guider, som hjälper nyanställda att förstå vad de kan göra och hur de ska hantera de många olika system som de måste bekanta sig med.

Guiderna i de båda huvudkategorierna bör delas upp i olika underkategorier, för att göra det lätt att hitta relevant hjälp när man behöver.

Ett snabbt sätt att samla in och skapa den nödvändiga informationen är att delegera skrivprocessen. På många av de företag jag besökt tar man hjälp av sina expertanvändares omfattande kunskaper för att ta fram bra guider. Att delegera skrivandet till expertanvändarna är en enkel och snabb metod för att ta fram den information som behövs.

En trevlig sidoeffekt av att samla befintlig information i ett enda system är att man då upptäcker vilken information som är föråldrad eller saknas – ett utmärkt sätt att förbättra och uppdatera innehållet.

Satsa på mobilt

Kunskapsverktyg med responsiv design

ComArounds kunskapslösning är responsiv och fungerar i alla slags enheter

Att vara ny på jobbet kan ofta kännas som att komma till en fest där man inte känner någon. Att få smidig tillgång till en ”fusklapp” kan verkligen göra stor skillnad för nya kollegor och bidra till att de bygger upp sitt självförtroende mycket snabbare än annars. Jag tror verkligen på att en responsiv design som fungerar i alla slags enheter är nyckeln, som gör att man snabbt kan få fram informationen, var man än befinner sig. På så sätt får medarbetarna de verktyg de behöver för att komma in i jobbet mycket snabbare.

3. Börja i liten skala

Det kan kanske verka som en oöverstiglig uppgift att omvandla sin onboarding-process genom en proaktiv sajt som innehåller all information nya medarbetare behöver. Men i realiteten är det faktiskt ganska lätt. Hemligheten är att publicera informationen lite i taget.

Så, gå inte i fällan att tänka – helt i onödan – att er sajt måste vara perfekt innan ni kan lansera den. En tidig version av en sajt för nya medarbetare är ju alltid bättre än att inte ha någon alls.

Se istället till att utnyttja den statistik ni får från självbetjäningslösningen för att följa upp och utvärdera hur medarbetarna söker efter information när de använder sajten. Av det vinner ni två mycket viktiga fördelar:

  • Er sajt för nya medarbetare kan komma igång mycket snabbare – och bidra till att öka företagets effektivitet.
  • Sajten kommer endast att innehålla relevant information. Detta eftersom man hela tiden förbättrar informationen – istället för att försöka gissa sig till vad användarna verkligen behöver.

Därför är mitt råd enkelt – börja i liten skala, utvärdera och förbättra!

Om ni redan använder ComArounds kunskapslösning som ett komplement till en traditionell servicedesk är det enkelt att implementera en onboardingsajt där. Det är ett logiskt och smart sätt att samla alla svar på medarbetarnas frågor på ett ställe.

Lycka till med er onboarding!

David Aadne, Country Manager, ComAround Norway

Relaterade länkar:

Whitepaper: The hero is the king – not content

Så här får supportorganisationen engagerade och nöjda medarbetare i servicedesken

0 Kommentarer

Lämna en kommentar

Want to join the discussion?
Dela med dig av dina synpunkter!

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *