Så motiverar du organisationen att använda det nya kunskapsverktyget

Många organisationer underskattar utmaningarna i samband med implementering och användning av ett kunskapsverktyg. Men hur gör du för att försäkra dig om att dina anställda anammar och drar nytta av det nya verktyget? Vi ger er sex konkreta tips.

Motivate your employees

Hur gör du för att försäkra dig om att dina anställda anammar och drar nytta av det nya verktyget?

Du har lagt massor av tid på att leta fram, välja ut och lansera en fantastisk ny teknik, t.ex. ett molnbaserat kunskapsverktyg, och du har fått höra att det kommer att revolutionera företagets sätt att samla och dela kunskap. Men hur gör du för att förvissa dig om att dina medarbetare anammar och använder detta verktyg, och inte bara fortsätter i gamla hjulspår?
För att nå organisationens mål är det ytterst viktigt att dina medarbetare är med på noterna. Det handlar helt enkelt om hur snabbt dina medarbetare kan anamma den nya tekniken och göra den till en del i det dagliga arbetet. Din uppgift är att hjälpa de anställda att känna sig trygga med den nya tekniken, få dem att använda den och förstå på vilket sätt den förenklar arbetet för dem.
Här är sex rekommenderade strategier för att få med medarbetarna på tåget:

1.    Välj en intuitiv och användarvänlig produkt

Tänk på medarbetarnas arbetssituation när du söker ett nytt kunskapsverktyg. Funktionerna är viktiga, men minst lika viktig är användarnas upplevelse av produkten. Startsträckan ska vara kort, med minimal utbildning. Verktyget ska kunna lotsa dina medarbetare till önskat resultat. Se också till att det finns lättillgängliga självhjälpsartiklar, och att dina medarbetare själva kan räkna ut hur man använder systemet. Kunskapsverktyg som kräver långa utbildningar och mycket handboksläsande är dömda att misslyckas. Det gäller att hitta ett verktyg som kan förbättra det dagliga arbetsflödet och förbättra effektiviteten på ett användarvänligt sätt.

2.    Hitta medarbetare som kan bli bra ambassadörer

Först av allt är det viktigt att cheferna köper din idé. Om du vill lyckas med ditt kunskapsverktyg måste du se till att alla i organisationen tror på det, även ledningen. För det andra är det angeläget att komma igång snabbt, och då kan det vara bra att hitta personer som är tongivande i organisationen. Dina administratörer ska vara bra på att kommunicera och nätverka, även över avdelningsgränserna. Förmodligen är det de som är först med att anamma och behärska verktyget. Lägg all din kraft på att entusiasmera dina ambassadörer för produkten eftersom de kommer att fungera som referenser och interna coacher när ni kommer till nästa fas i implementeringen.

3.    Gör upp en stark kommunikationsplan

Det går inte att installera ett system och tro att det ska bli en omedelbar succé. Bakom succéer ligger hårt arbete. Även om du och dina ambassadörer är hängivna uppgiften är andra människor i din organisation kanske inte lika positivt inställda. Att vara rädd för förändringar är mänskligt. Samarbeta med marknadsföringsteamet och ta fram en robust plan för hur ni ska kommunicera nyheten internt. Se till att frågan ”vad har jag att vinna på detta?” är besvarad på alla nivåer i organisationen. Medarbetarna kommer att se värdet för bolaget, och för sig själva, om de får ett genomtänkt svar – och också vilja vara delaktiga. Det är detta du vill uppnå, en situation där motstånd förbyts i engagemang.

4.    En ständig resa

Se inte på lanseringen av ditt nya kunskapsverktyg som ett projekt utan som ett sätt att förbättra arbetsmetoderna. Det är en ständig resa – utan slutmål och utan slutdatum!
Medarbetarna kommer att anamma den nya tekniken när de ser att andra som använder når resultat. Då kommer medarbetarna och tekniken att utvecklas sida vid sida. Så fortsätt att fokusera på resultatet du vill uppnå. Strävar du efter mer nöjda medarbetare och kunder? Månar du om att dina medarbetare ska stanna länge i företaget? Etablera baslinjer som du kan mäta framstegen mot, och fortsätt sedan den positiva spiralen.

5.    Optimera kunskapsverktyget

Motivera dina medarbetare genom att ge tydlig feedback och visa hur förbättringar kan uppnås. Var deras ledare och mentor. Positiv feedback är oftast en starkare drivkraft än negativ kritik, så visa alltid uppskattning och belöna prestationer.
Optimera kunskapsverktyget genom mönster- och trendanalyser, och uppmuntra lagprestationer. Mät teamprestationerna i stället för de enskilda prestationerna. När du sätter upp mål, tänk på att fokusera på resultatet, inte aktiviteterna (Läs min artikel ”Så här får supportorganisationen engagerade och nöjda medarbetare i servicedesken” för mer information).

6.    Gör det roligt!

Varför inte introducera någon form av tävlingsmoment för en kul och interaktiv upplevelse? Att skapa ”buzz” runt din nya teknik kan vara en väg till att snabbare motivera och engagera medarbetarna. Det är mycket mer effektivt att uppmuntra önskat beteende än att straffa oönskat beteende. Medarbetarna kan samla poäng, få pris av något slag eller kvalificera sig för en allt högre ”status”. På så sätt uppmuntrar du till samarbete och att utbyta erfarenheter och komma med synpunkter.

Att välja verktyg

När vi köper in ny teknik försöker vi ofta minimera risken genom att ställa leverantörerna mot varandra och jämföra hur kompletta och komplexa funktioner de kan erbjuda. Detta är emellertid bara en liten del av inköpsprocessen.

Huvudfokus bör ligga på att utvärdera de olika leverantörernas förmåga att hjälpa organisationen att nå sitt uttalade mål. Förändring är jobbigt för alla, och inget man ska ta lätt på när man investerar i ett nytt administrativt verktyg. Få verklig nytta av din organisations nya kunskapsverktyg genom att följa dessa sex steg. Det ger dig garanterat god avkastning på din investering och engagerar hela organisationen.

Lena Stormvinge, Process Manager / Knoweldge Specialist, ComAround

Relaterade länkar

Whitepaper: Lös fler ärenden med en tydlig strategi för självbetjäning

Tre steg till lyckad onboarding med en självbetjäningstjänst

 

0 Kommentarer

Lämna en kommentar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *