Del 2: Framgångsrik migrering med användarna i fokus – sälja in migreringen

I en förändringsprocess – såsom vid en migrering – kan det förekomma en del motsättningar från användarna. En vanlig kommentar från verksamheten och dess användare vid en migrering är att de tänker att ”Åh nej, nu ska IT-avdelningen byta/uppgradera våra system IGEN!”.

Är användarna emot migreringsprojektet och har en negativ inställning till migreringen blir de mindre toleranta mot problem som kan uppkomma i projektet. Genom att förbereda och involvera användarna på rätt sätt så kan motståndet minska, vilket kan göra att ni undviker huvudvärk när tekniken inte fungerar under pågående migrering. Genom att sätta användarna i fokus kan IT- och supportavdelningen bli företagets ”hjältar” istället för ”problemmakare” som begränsar användarna.

Transparent dialog kring förväntningarna

För att minska motsättningar hos verksamheten vid ett migreringsprojekt bör projektgruppen förklara nyttan med migreringen och berätta steg för steg
hur migreringen kommer att ske.

Förklara nyttan med migreringen

Verksamheten har sällan kunskap om varför migreringen sker och vilken nytta det ger dem.Ofta på grund av att det saknas information och att medlemmarna i migreringsprojektet inte prioriterat att informera om detta. Genom att förklara nyttan för användarna med migreringen skapas bra förutsättningar för att migreringsprojektet ska rulla igenom smidigt då alla förstår varför migreringen sker.

Exempel på nyttor kan till exempel vara att öka kvaliteten, hitta nya möjligheter, införa ny funktionalitet, minska kostnader. Det är viktigt att tänka på att lyfta fram nyttan för användarna och verksamheten före nyttan för IT-avdelningen, som ju kan vara minst lika viktigt men inte i användarnas ögon. Exempel på nytta för användaren kan vara utökad tillgängligheten till ett system, till exempel genom införande av en webbaserad version av ett program som användaren kan komma åt från distans.

En nytta för IT-avdelningen kan till exempel vara en mer centraliserad och rättighetsbegränsad IT-miljö. För användarna innebär det ju dock större begränsningar. Självklart ska stora nyttor och anledningar till migreringen för IT-avdelningen lyftas fram om de är kopplade till IT-miljön, såväl som ekonomiska nyttor. Många gånger är företaget bunden av olika licens och/eller supportavtal som förutsätter att företaget migrerar sina system till nyare versioner.

Sammanfattningsvis är tipset här alltså att välja ut de största, tydligaste nyttorna, samt nyttorna för användarna och verksamheten.

Öppen prioritering hur migreringen ska gå till

För att minska negativ respons från verksamheten är det även viktigt att kommunicera till slutanvändarna i förväg hur migreringen kommer att gå till. Berätta om verksamhetens kritiska faktorer och vilka steg som kommer att genomföras i vilken ordning. Hänvisa gärna till tidigare undersökningar om verksamhetens behov.

Skapa delaktighet under migreringen

Som nämndes i första kapitlet är det viktigt att lyssna på verksamhetens behov för att skapa bra förutsättningar för ett lyckat migreringsprojekt. Genom att också involvera användarna under hela förändringsprocessen, får ni användarna att känna att migreringen ”görs för dem” och inte ”görs till dem”. Detta kan också skapa en känsla av att migreringen är ett gemensamt projekt som leds av IT-avdelningen men som berör och kan påverkas av hela verksamheten.

De kan då få förståelsen för att det är ett komplicerat projekt och att allt inte alltid går enligt planerna. Delaktighet skapas enklast genom tydlig uppdaterad information, dialog, det vill säga möjlighet att få framföra sina synpunkter och representanter i projektgruppen för migreringen.

Starta migreringen med en pilotinstallation

Börja migreringen med en pilotinstallation med en liten grupp av användare. Förutom att hitta problem ni kan ha missat eller att upptäcka att era kalkyler inte stämmer, är det ett bra sätt att se om användarna har ytterligare input innan det är dags för den stora migreringen som berör alla användare. När ni genomför en pilotutrullning är det viktigt att utföra den så autentisk som möjligt i linje med den stora skarpa utrullningen som kommer senare.

Många väljer att endast testa en utrullning ur ett tekniskt perspektiv för att se hur hård- och mjukvara fungerar vid utrullningen. Här är tipset att sträcka sig längre. Har ni till exempel planer på att göra seminarier för användarna och erbjuda webbaserad självbetjäning så bör detta också erbjudas till pilotgruppen på exakt samma sätt som i den kommande stora utrullningen. Genom att täcka in alla områden och göra piloten så autentisk som möjligt får ni ett bättre underlag och ärdefulla kunskaper inför den stora utrullningen. Efter att piloten är avslutad är det viktigt att samla in rätt information om piloten för att kunna fatta rätt beslut om eventuella korrigeringar inför stora utrullningen.

Ta med användare i projektgruppen

Ta gärna med representanter från olika delar av er organisation i projektgruppen för migreringen. På detta sätt skapar ni en god förutsättning att fånga upp eventuella missnöjen eller synpunkter tidigt i projektet. Här är det viktigt att försöka få med rätt personer som kan bli goda ambassadörer för projektet inåt till sin avdelning.

Uppmärksamma ”Power Users” och ”Super Users”

På varje företag finns det så kallade ”Power Users” eller ”Super Users” som har förmågan att använda avancerade funktioner i program som ligger utanför förmågan hos “vanliga” användare. De som är duktiga i den nuvarande miljön kan känna sig hotade inför systembytet. Se till att de får samma ställning i den nya miljön och blir samma goda ambassadörer som de var för det gamla systemet eller versionen. Var uppmärksam på deras önskemål och kunskaper. Samtidigt som ni gör era tester kan ni exempelvis visa dem testmiljön. Det finns ett starkt samband mellan att ha goda kunskaper i ett system och att vara positivt inställd till det.

Informationsplats för dialog

Vid eventuella förseningar eller tekniska problem i samband med migreringen är det viktigt att tydligt informera och förklara vad det beror på och öppna upp för synpunkter och frågor tillbaka. Ett konkret tips är att skapa en tydlig plats eller portal där ni samlar all information som rör migreringen. Det underlättar för er som är med i projektet och för verksamheten och individuella användare att hitta rätt och uppdaterad information genom att begränsa informationen till ett ställe. Här kan ITavdelningen exempelvis berätta om status kring migreringen och användarna ge sina synpunkter och idéer under projektet.

Organisera alla synpunkter från användarna

Så snart utrullningen har påbörjats kommer ni få synpunkter från användarna på olika sätt. Se till att dessa samlas upp på ett strukturerat sätt och löpande hanteras. Här har ni goda möjligheter att i god tid upptäcka eventuella problem och brister och möta synpunkterna.

Utrymme i tidsplanen för oförutsedda tekniska problem eller önskemål hos användarna

En erfaren projektledare lämnar utrymme i tidsplanen för oförutsedda tekniska problem eller sena önskemål från verksamheten och kan på så sätt minska risken för att skapa oro hos verksamheten och eventuellt ifrågasättande av migreringen, migreringsplanen och migreringsprojektet.

Sammanfattning – Sälja in migreringen

Vid migreringar uppstår ofta motsättningar från verksamheten då dessa förändringar kan störa dem i deras dagliga arbete. Detta resulterar i att verksamheten blir mindre toleranta mot problem som uppkommer i projektet, vilket det ofta gör. För att minska motsättningarna bör migreringen ”säljas” in genom att skapa en transparant dialog kring förväntningarna på projektet. Detta genom att förklara de största, tydligaste nyttorna i allmänhet och nyttorna för användarna i synnerhet. Det är även viktigt att i förväg berätta om hur varje steg i migreringen ska gå till och att informera om hur verksamhetens behov har tagits hänsyn till.

Relaterade länkar:

Del 1: Framgångsrik migrering med användarna i fokus – skapa förutsättningar redan i migreringsplanen

Del 3: Framgångsrik migrering med användarna i fokus – supporta med rätt användarstöd

The effect of Self Service at a global enterprise

0 Kommentarer

Lämna en kommentar

Want to join the discussion?
Dela med dig av dina synpunkter!

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *