Del 1: Framgångsrik migrering med användarna i fokus – skapa förutsättningar redan i migreringsplanen

Migreringsplan: Planerar ni att migrera till ett nytt  operativsystem såsom Windows 10 eller kanske byta till en senare version av Office? Teknik är en grundförutsättning för en lyckad migrering, medan förmågan att leda, lugna och stötta användarna på olika sätt med tydlig information inför, under och efter migreringen blir avgörande för om migreringen upplevs mer eller mindre lyckad.

Migreringsplan för användarna

När det har beslutats om att en migrering ska ske får ofta IT-avdelningen ansvaret att projektleda migreringen.  IT-avdelningen ska även se till så att migreringen genomförs kostnadseffektivt och så snabbt som möjligt utan att störa den pågående verksamheten.

Ett vanligt scenario är att IT-avdelningen lyckas med den tekniska migreringen relativt bra, det vill säga att IT-avdelningen lyckats få över användarna i det nya systemet utan att tappa viktig data eller skapa driftstopp i verksamheten. En lyckad teknisk migrering är dock ingen garanti för att migreringsprojektet kommer att upplevas som ett lyckat projekt ute i verksamheten. Många gånger är det mjuka värden såsom rätt information, kunskap och ömsesidig förståelse som blir avgörande för om projektet upplevs som en framgång eller inte.

Om du är intresserad av hur ni kan genomföra ett ”lyckat” migreringsprojekt bör du läsa denna bloggartikelserie som ger konkreta tips på hur ni på rätt sätt möter dessa mjuka värden under en migrering och sannolikt ökar chanserna att få ett lyckat migreringsprojekt. Du kommer att bli överraskad över hur ni med bra planering, välriktad och välplanerad information samt rätt användarstöd kan se till att ert migreringsprojekt upplevs som ett lyckat projekt av hela organisationen.

Hur din organisation bör arbeta med varje punkt nedan varierar därför beroende på vilket typ av mål och vilken ambition ni har med migreringen.

Vi har delat upp dokumentet i tre delar.

I första artikeln, Skapa förutsättningar redan i migreringsplanen resonerar vi kring och ger  rekommendationer på vad ni kan tänka på redan i planeringsfasen av migreringen för att lyckas genomföra en framgångsrik migrering med användarna i fokus.

I andra artikeln, Sälja in migreringen berättar vi bland annat om den positiva effekten av att användarna/verksamheten får rätt information om migreringen och känner sig delaktiga.

I tredje artikeln, Supporta med rätt användarstöd diskuterar vi fördelar och nackdelar med olika typer av användarstöd vid en migrering, samt hur dessa kan anpassas och förändras under migreringens gång, beroende på ambitionsnivå och resurser.

Skapa förutsättningar redan er migreringsplan

En tydlig migreringsplan med övergripande mål och delmål samt aktiviteter är en given förutsättning för ett lyckat migreringsprojekt. I framtagandet av en migreringsplan är det viktigt att redan i planen skapa förutsättningar för de mjuka delarna i projektet.

Ta hänsyn till verksamhetens behov

En utmaning förutom att följa de riktlinjer och ramar som IT-avdelningen fått från beslutsorgan eller själva tagit beslut om kring migreringen är att fånga in verksamhetens behov. Lyckas projektgruppen att ta reda på hur verksamhetens behov ser ut i samband med en migrering dels utifrån läget innan och ett önskat framtida läge så har det skapats bra förutsättningar att genomföra en migrering som upplevs som framgångsrik inte bara av ledningen utan även från verksamheten och användarna.

Verksamhetens behov bör ses över ur två perspektiv, dels ur ett tekniskt perspektiv, det vill säga vilka tekniska förutsättningar som finns att ta hänsyn till i migreringen och dels ur ett kompetensbehov som omfattar bland annat informations, utbildnings- och supportfrågor. Genom att göra en intern undersökning med olika delar av verksamheten får projektgruppen in värdefull information för att kunna möta verksamhetens behov under migreringen.

Analysera och planera utrullning efter verksamhetens kritiska faktorer

Ta med användarna tidigt i projektet. Ta reda på kritiska tidsperioder när och var migreringen inte får störas. Det kan bero på flera saker, till exempel produktionstekniskt, semestrar och annat. Undersök olika lösningar som underlättar för användarna och som minimerar risken för kaos. Varje verksamhet har sina kritiska faktorer. Här handlar det inte om att fråga alla användare utan representanter för olika användargrupper.

En supportavdelning har också ofta intressant statistik som visar hur mycket olika system faktiskt används och hur mycket problem och användarfrågor de faktiskt genererar. Det kan ge ett bra underlag för att ”bygga bort” en del svagheter i system och rutiner.

Här bör IT-avdelningen göra en öppen prioritering, så att användarna känner sig förstådda och hörda, vilket kan ge ökat handlingsutrymme och bättre förståelse om saker går snett, vilket det nästan alltid gör på något plan. Läs mer om detta i avsnittet ”Transparent dialog kring förväntningarna”.

Analysera och planera kompetensbehovet

Det är även viktigt att undersöka verksamhetens behov av information, utbildning och support. Om migreringen sker utan att ni erbjuder någon form av informationsplats, seminarier, utbildning, eller utökad support till användarna så kan det upplevas att det finns förväntningar att lära sig nya saker utan att få varken tid avsatt eller utbildning på bekostnad av företaget. Det handlar lika mycket om en känsla som ett verkligt behov. Bara genom att erbjuda olika alternativ och ställa frågan om hur verksamheten ser på behovet vid en kommande migrering, så har ni lagt en bra grund för god kommunikation och känslan av att vara lyssnad på. Läs mer i nästa kapitel ”Sälja in migreringen”.

När en verksamhet blir tillfrågad om de vill gå utbildning i samband med en kommande migrering så är intresset ofta relativt litet samtidigt som verksamheten efterfrågar det om de inte får erbjudandet. Dock finns det ofta alltid ett visst faktiskt behov som kan variera inom olika användargrupper med olika arbetsuppgifter och förkunskaper.

När verksamhetens (upplevda) behov är identifierat är det viktigt att sammanställa och redovisa detta för att tydligt visa hur det faktiskt ser ut och för att skapa förståelse för de kommande stödaktiviteterna i form av utbildning och support. Undersök olika utbildnings- och supportalternativ för att hitta en bra kombination av olika support- och utbildningslösningar som passar verksamhetens och användarnas behov. Läs mer om olika utbildnings- och supportalternativ i kapitlet ”Supporta med rätt användarstöd”.

Utse ansvarig för användarfrågor

Utse gärna en person i projektgruppen som ansvarar för information samt utbildnings- och supportfrågor i samband med migreringen. Förslagsvis är det en person som redan arbetar med dessa frågor i verksamheten alternativt upprättar ett nära samarbete med sådana funktioner.

Om ni inte har med er alla dessa support- och utbildningsfunktioner finns en risk att det kan upplevas som att projektet konkurrerar med den pågående verksamheten. Genom att utnyttja dessa befintliga funktioner och deras kunskap och verktyg får ni tillgång till en bra plattform för utbildning och supportfrågor. En migrering kräver anpassade insatser i förhållande till en vanlig pågående verksamhet utan stora förändringar.

Avsätt ekonomisk budget för information, support och utbildning 

Värt att tänka på är att avsätta ekonomiska medel för information till användarna, samt support och utbildning i samband med migreringen. Det är lätt att fokusera på det som är konkret och som avser teknik vilket tyvärr gör att många riskerar att lägga för lite fokus i planeringsskedet på information, support och utbildning till verksamheten och  användarna.

Sammanfattning – Skapa förutsättningar redan i er migreringsplan

För att ni ska bli framgångsrika i ert migreringsprojekt bör användarnas behov beaktas redan i er migreringsplan. Intervjua olika delar av verksamheten och planera utrullningen både efter verksamhetens kritiska faktorer och utifrån kompetensbehoven.

Utse en person i projektgruppen som ansvarar för att ni täcker in behovet av information, utbildning och support till användarna under migreringen. Gärna någon person som arbetar med dessa frågor i verksamheten.

Avsätt ekonomisk budget för information, support och utbildning för att kunna möta användarnas behov.

Per Strand, COO och grundare, ComAround

Relaterade länkar:

Del 2: Framgångsrik migrering med användarna i fokus – sälja in migreringen

Del 3: Framgångsrik migrering med användarna i fokus – supporta med rätt användarstöd

The effect of Self Service at a global enterprise

0 Kommentarer

Lämna en kommentar

Want to join the discussion?
Dela med dig av dina synpunkter!

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *