4 fördelar med att välja ett separat och specialiserat Knowledge Management Software (KMS)

Rätt verktyg stöder den valda strategin och arbetsmetoden, vilket minskar behovet av att utveckla omarbetade lösningar. Det uppmuntrar också användare att följa rätt metoder genom att ha rätt flöde och funktioner. Vi ger dig fyra goda skäl till varför du ska använda en separat och specialiserad verktyg för Knowledge Management, hellre än med en inbyggd modul i andra system.

Why you want a specialized knowledge toolAtt välja rätt verktyg för arbetet med kunskap och kunskapsdatabasen är viktigt och många gånger underskattar vi skillnaden mellan olika verktyg. Arbetssätten och människorna är viktigare än systemen och verktygen vilket i och för sig stämmer, men verktygen kommer inte särskilt långt efter. Om ni väljer att arbeta med kunskapsmetodiken KCS® (Knowledge-Centered Service) blir det ännu viktigare att välja ett verktyg som stödjer metodiken på ett naturligt sätt. Det är också viktigt att verktyget är designat och utformat så att det leder till samma beteende som metodiken rekommenderar.

1. En Knowledge Management Software måste anpassa sig till att kunskap är överallt

Kunskap är överallt i en organisation, och det är en utmaning att navigera och få tillgång till rätt kunskap. För stora företagsorganisationer är det omöjligt att ha bara en kunskapsbas och du måste acceptera att kunskap sprids runt i olika kunskapsbaser. Med en professionell specialiserad och separat  verktyg för Knowledge Management kan du enkelt ansluta och integrera sökfunktioner och andra funktioner för att göra all denna kunskap tillgänglig från en plats, dvs från Knowledge Management Software. Du kan också enkelt ändra ett system eller en kunskapsbas utan att behöva ersätta hela din kunskapsplattform. Detta gör det framtida säkert och flexibelt för förändringar.

2. Organisationens kunskap är det viktigaste ni har

Vi är såklart opartiska när det kommer till kunskapsverktyg men vi har också en unik insikt i de fallgropar som finns när man underskattar vikten av ett bra verktyg. En bra Knowledge Management verktyg kan ses som ett bra smörjmedel i arbetet med kunskap och self-service.

En fråga vi ofta får är var i verktygs- och systemfloran man ska placera ett kunskapshanteringsverktyg. Eftersom kunskap i ett företag eller organisation nästan alltid är ett av de största värdena som finns i bolaget är det viktigt att behandla denna kunskap klokt. Den samlas i någon form av kunskapsdatabas och den behöver kunna delas och kopplas mot andra viktiga system. Vi rekommenderar alla företag och organisationer att ha ett separat system för att samla företagets största värden, den samlade kunskapen, i ett renodlat kunskapshanteringsverktyg. Det är här ni ska samla det viktigaste ni har och då är det värt att ha ett specialiserat verktyg som är helt avsett endast för just det, att samla in, strukturera och dela denna information. Det kan jämföras med att de flesta använder olika system för CRM, intranät, externa webbsidor osv. De är specialiserade och bra på olika saker.

3. Det är dumt att bli beroende av andra

Specialized knowledge tool - integrationEn av de viktigaste egenskaperna hos detta kunskapsverktyg bör vara att det bygger på modern, skalbar och öppen teknologi och att det är lätt att integrera och koppla mot olika andra verktyg i organisationen, som ärendehanteringssystem, intranät, CRM osv.

En konsekvens av att ha ett separat specialiserat kunskapsverktyg och till exempel inte använda inbyggda moduler i andra bredare verktyg är att man inte behöver byta ut kunskapsverktyget och i värsta fall även förändra metoden kring kunskap bara för att ni väljer att till exempel byta ut ert intranät- eller ärendehanteringssystem.

4. Kvaliteten avgör resultatet

Den fjärde och sista rekommendationen till att ni vill ha ett specialiserat Knowledge Management Software är just för att det är ett specialiserat på att hantera kunskap. Är arbetet i ett tidigt mognadsskede och bara behöver komma igång kan ett integrerat verktyg räcka en bit men för att gå från ok till bra eller riktigt bra behövs ett specialiserat verktyg. Vi kan jämföra det med att koppla externt ljud till en TV. Tv:ns högtalare gör samma sak, det vill säga de levererar ljud och vill man checka av det faktum att det finns ljud så är målet uppnått. Är kraven högre och vi eftersöker ett kraftigare, renare och mer heltäckande ljud behöver ett specialiserat ljudsystem med externa högtalare anslutas till Tv:n. Lösningarna är teoretiskt väldigt lika men upplevelsen och resultatet blir helt olika. Inget inbyggt TV-ljud kan mäta sig ens med medelmåttiga specialiserade ljudanläggningar som är byggda och optimerade för en enda sak; att leverera bra ljud. Så företag och organisationer som vill uppnå just detta, rekommenderar vi alla att hitta ett specialiserat kunskapsverktyg som integrerar med er TV (läs ITSM/ärendehanterings-verktyg) och låt systemen underlätta och vägleda er i arbetet mot framgångsrik self-service och Knowledge Management.

Kontakta oss gärna om du vill lära dig mer om fördelarna med ett specialiserat kunskapsverktyg.

Per Strand, VD och grundare, ComAround

Relaterade länkar:

Läs om ComArounds Knowledge Management Software

On-demand webinar: Advanced Knowledge Management for Global Support Organizations

On-demand webinar: Top Service & Support Trends – Through The Year 2020

0 Kommentarer

Lämna en kommentar

Want to join the discussion?
Dela med dig av dina synpunkter!

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *