Därför vill ni använda ett specialiserat kunskapsverktyg

Rätt verktyg stödjer den valda arbetsmetoden för Knowledge Management och minskar behovet av att utveckla workarounds. Det uppmuntrar också användarna att följa rätt metoder genom att ha rätt flöde och funktioner. Vi ger tre skäl till varför ni bör satsa på ett specialiserat kunskapsverktyg.

Why you want a specialized knowledge toolAtt välja rätt verktyg för arbetet med er kunskap och kunskapsdatabas är viktigt och många gånger underskattar vi skillnaden mellan olika verktyg. Arbetssätten och människorna är viktigare än systemen och verktygen vilket i och för sig stämmer, men vi menar att verktygen inte kommer särskilt långt efter. Om ni väljer att arbeta med kunskapsmetodiken KCS (Knowledge Centered Support) blir det ännu viktigare att välja ett verktyg som stödjer metodiken på ett naturligt sätt. Det är också viktigt att  verktyget är designat och utformat så att det naturliga sättet att använda verktyget på leder till samma beteende som metodiken rekommenderar.

1. Organisationens kunskap är det viktigaste ni har

Vi är såklart opartiska när det kommer till kunskapsverktyg men vi har också en unik insikt i de fallgropar som finns när man underskattar vikten av ett bra verktyg. Ett bra kunskapsverktyg kan ses som ett bra smörjmedel i arbetet med kunskap och self-service.

En fråga vi ofta får är var i verktygs- och systemfloran man ska placera ett kunskapsverktyg. Eftersom kunskap i ett företag eller organisation nästan alltid är ett av de största värdena som finns i bolaget är det viktigt att behandla denna kunskap klokt. Den samlas i någon form av kunskapsdatabas och den behöver kunna delas och kopplas mot andra viktiga system. Vi rekommenderar alla företag och organisationer att ha ett separat system för att samla företagets största värden, den samlade kunskapen, i ett renodlat kunskapsverktyg. Det är här ni ska samla det viktigaste ni har och då är det värt att ha ett specialiserat verktyg som är helt avsett endast för just det, att samla in, strukturera och dela denna information. Det kan jämföras med att de flesta använder olika system för CRM, intranät, externa webbsidor osv. De är specialiserade och bra på olika saker.

2. Det är dumt att bli beroende av andra

Specialized knowledge tool - integrationEn av de viktigaste egenskaperna hos detta kunskapsverktyg bör vara att det bygger på modern, skalbar och öppen teknologi och att det är lätt att integrera och koppla mot olika andra verktyg i organisationen, som ärendehanteringssystem, intranät, CRM osv.

En konsekvens av att ha ett separat specialiserat kunskapsverktyg och till exempel inte använda inbyggda moduler i andra bredare verktyg är att man inte behöver byta ut kunskapsverktyget och i värsta fall även förändra metoden kring kunskap bara för att ni väljer att till exempel byta ut ert intranät- eller ärendehanteringssystem.

3. Kvaliteten avgör resultatet

Den tredje och sista rekommendationen till att ni vill ha ett specialiserat kunskapsverktyg är just för att det är ett specialiserat kunskapsverktyg. Är arbetet i ett tidigt mognadsskede och bara behöver komma igång kan ett integrerat verktyg räcka en bit men för att gå från ok till bra eller riktigt bra behövs ett specialiserat verktyg. Vi kan jämföra det med att koppla externt ljud till en TV. Tv:ns högtalare gör samma sak, det vill säga de levererar ljud och vill man checka av det faktum att det finns ljud så är målet uppnått. Är kraven högre och vi eftersöker ett kraftigare, renare och mer heltäckande ljud behöver ett specialiserat ljudsystem med externa högtalare anslutas till Tv:n. Lösningarna är teoretiskt väldigt lika men upplevelsen och resultatet blir helt olika. Inget inbyggt TV-ljud kan mäta sig ens med medelmåttiga specialiserade ljudanläggningar som är byggda och optimerade för en enda sak; att leverera bra ljud. Så företag och organisationer som vill uppnå just detta, rekommenderar vi alla att hitta ett specialiserat kunskapsverktyg som integrerar med er TV (läs ITSM/ärendehanterings-verktyg) och låt systemen underlätta och vägleda er i arbetet mot framgångsrik self-service och Knowledge Management.

Kontakta oss gärna om du vill lära dig mer om fördelarna med ett specialiserat kunskapsverktyg.

Per Strand, VD och grundare, ComAround

Relaterade länkar:

Knowledge: När bra nog är perfekt

Using KCS principles to improve Self Service

Hur ser ditt företags Knowledge Initiatives för 2016 ut?

0 Kommentarer

Lämna en kommentar

Vill du delta i diskussionen?
Känn dig fri att bidra!

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *