Hvordan du får medarbeiderne til å bruke det nye kunnskapsverktøyet

Mange organisasjoner undervurderer utfordringene forbundet med implementeringen og bruken av et kunnskapsverktøy. Din jobb er å hjelpe medarbeiderne med å bli komfortable med denne nye teknologien, få dem til å bruke den, og hjelpe dem med å forstå hvordan den vil gjøre arbeidet enklere.

Du har brukt mye tid på å undersøke, velge og implementere en ny og flott teknologi, som et skybasert kunnskapsverktøy, og du er blitt fortalt at det vil revolusjonere måten organisasjonen samler bedriftens kunnskap. Men hvordan kan du være sikre på at medarbeiderne vil ta i bruk dette verktøyet i stedet for å fortsette med metoden de allerede kjenner?

For å oppnå de organisatoriske målene er det avgjørende at medarbeiderne følger opp denne investeringen. Det hele handler om hvor raskt medarbeiderne kan ta i bruk den nye teknologien og innlemme den i den daglige rutinen. Din jobb er å hjelpe medarbeiderne med å bli komfortable med denne nye teknologien, få dem til å bruke den, og hjelpe dem med å forstå hvordan den vil gjøre arbeidet enklere.

Motivate your employees

Her er 6 anbefalte strategier for hvordan du får medarbeiderne til å ta i bruk den nyinstallerte teknologien:

1) Velg et intuitivt og brukervennlig produkt

Ivareta medarbeidernes interesse når du ser etter et nytt kunnskapsverktøy. Funksjonalitet er viktig, men du må ikke undervurdere brukeropplevelsen. Medarbeiderne bør kunne komme raskt i gang med et minimum av opplæring, og verktøyet bør veilede medarbeideren til ønsket resultat. Forviss deg også om at selvbetjeningsartiklene er lett tilgjengelige, og at medarbeiderne selv kan finne ut hvordan de bruker dem. Kunnskapsverktøy som krever lange opplæringsprogrammer og tunge brukerhåndbøker, er en sikker oppskrift på katastrofe. Du ønsker et verktøy som kan forbedre den daglige arbeidsflyten og øke effektiviteten til teamet på en brukervennlig måte.

2) Finn nøkkelpersoner som vil bli ambassadører 

Først og fremst er det viktig at du får ledelsen med på investeringen. Hvis du ønsker å lykkes med kunnskapsverktøyet, må du forvisse deg om at alle i organisasjonen har tro på det, på alle nivåer. Det er også viktig at du vinner gjennom med forslaget raskt, og for å kunne gjøre det, må du finne påvirkerne. Du ønsker personer som kan arbeide på tvers av organisasjonen, som har utmerkede kommunikasjons- og nettverkskunnskaper og som mest trolig vil ta i bruk og lykkes med verktøyet. Bruk alle ressursene til å gjøre disse påvirkerne entusiastiske rundt verktøyet, da de vil bli dine referanser og interne coacher når du etter hvert starter utrullingen av systemet.

3) Utarbeid en sterk kommunikasjonsplan

“Bygg det og de vil komme” fungerer ikke i det virkelige liv. Suksess er noe du må jobbe for å få. Selv om du og dine påvirkere er klare for oppdraget, er det sannsynlig at andre i organisasjonen ikke er det. Folk har en iboende trang til å motstå endringer. Samarbeid med markedsføringsteamet om å utarbeide en sterk intern kommunikasjonsplan. Sørg for å svare på spørsmålet “Hva får jeg igjen for det?” på alle nivåer i organisasjonen. Medarbeiderne vil se verdien både for selskapet og seg selv når de får et gjennomtenkt svar, og de vil da be om å få bli en del av det. Det er dette du ønsker, en situasjon der motstanden viker for behovet.

4) Det er en reise, ikke et mål

Se ikke på initiativene til det nye kunnskapsverktøyet som et prosjekt, men som en bedre måte å arbeide på. Det er en reise, ikke et mål, og det finnes ingen sluttdato! Medarbeiderne vil ta i bruk teknologien når de ser andre lykkes med å bruke den, og når de ser teknologien utvikle seg med tiden.  Så fortsett å fokusere på resultatet du forsøker å oppnå. Ønsker du høyere medarbeider- og kundetilfredshet eller bedre forutsetninger for å kunne holde på medarbeiderne? Etabler grunnlinjer opp mot fremdriften, og fortsett den positive styrkingen.

5) Utnytte kunnskapsverktøyet

Motiver medarbeiderne ved å gi tydelige tilbakemeldinger og løsninger på hvordan man kan bli bedre. Bli en leder og mentor for dem. En positiv tilbakemelding er ofte mer motiverende enn en negativ, så du bør alltid anerkjenne og belønne prestasjoner. Utnytt kunnskapsverktøyet gjennom mønstre og trendanalyser, og få frem viktigheten av teamprestasjoner. Mål teamet i stedet for enkeltpersoner, og husk å sette mål på resultater, ikke aktiviteter (les artikkelen “Hvordan evaluere medarbeidere uten å rangere dem?” for å få mer informasjon).

6) Gjør det morsomt!

Hva med å introdusere noen spillelementer for å gjøre det morsomt og interaktivt? Hvis du lager litt spenning rundt den nye teknologien, kan det motivere og engasjere folk mye raskere, på samme måte som det er mer effektivt å belønne ønsket atferd enn å slå ned på uønsket atferd. Medarbeidere kan samle poeng, få økonomiske incentiver eller oppnå nye “statusnivåer”. Grupper oppmuntres og deler erfaringer og gir tilbakemeldinger.

Når man kjøper ny teknologi

Når man kjøper ny teknologi, forsøker folk ofte å redusere risikoen ved å sette leverandører opp mot hverandre og sammenligne dekning og kompleksitet av funksjoner. Dette er bare en liten del av innkjøpsprosessen.

  • Hovedfokus bør være på å vurdere hver leverandørs evne til å hjelpe organisasjonen med å oppnå et bestemt resultat.
  • Endring er vanskelig for alle, og er ikke noe man bør ta lett på når man investerer i et nytt organisatorisk verktøy.
  • Gjør det beste ut av organisasjonens nye kunnskapsverktøy ved å følge disse 6 trinnene.
  • Da vil du sikre betydelig kapitalavkastning og legge til rette for suksess for hele organisasjonen.

Lena Stormvinge, Process Manager / Knoweldge Specialist, ComAround

Relaterte lenker:

Oppmuntrer du dine ansatte til å dele kunnskap?

Rapport: Løs flere supportsaker med en tydelig strategi for selvbetjening

0 replies

Legg igjen et svar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *