Derfor vil dere bruke et spesialisert kunnskapsverktøy

Riktig verktøy støtter den valgte arbeidsmetoden för Knowledge Management og reduserer behovet for å utvikle workarounds. Det oppmuntrer også brukerne til å følge riktige metoder ved å ha riktige prosesser og funksjoner. Vi gir tre grunner til hvorfor dere bør satse på et spesialisert kunnskapsverktøy.

Why you want a specialized knowledge toolDet er viktig å velge riktig verktøy for arbeidet med kunnskapen og kunnskapsdatabasen, og mange ganger undervurderer vi forskjellen på de ulike verktøyene. Arbeidsmåtene og menneskene er viktigere enn systemene og verktøyene, noe som stemmer i og for seg, men vi mener at verktøyene ikke kommer spesielt langt bak. Hvis dere velger å jobbe med kunnskapsmetodikken KCS (Knowledge Centered Support), blir det enda viktigere å velge et verktøy som støtter metodikken på en naturlig måte. Det er også viktig at verktøyet er designet og utformet slik at den naturlige måten å bruke verktøyet på, fører til samme atferd som metodikken anbefaler.

1. Organisasjonens kunnskap er det viktigste dere har

Vi er selvsagt upartiske når det gjelder kunnskapsverktøy, men vi har også en unik innsikt i fallgruvene som finnes når man undervurderer viktigheten av et godt verktøy. Et godt kunnskapsverktøy kan betraktes som et godt smøremiddel i arbeidet med kunnskap og selvbetjening.

Et spørsmål vi ofte får, er hvor man skal plassere et kunnskapsverktøy i verktøy- og systemfloraen. Fordi kunnskapen nesten alltid er en av de største verdiene selskapet eller organisasjonen har, er det viktig å behandle denne kunnskapen klokt. Den samles i en form for kunnskapsdatabase og må kunne deles og knyttes mot andre viktige systemer. Vi anbefaler alle selskaper og organisasjoner å ha et separat system til å samle selskapets største verdier, den samlede kunnskapen, i et rendyrket kunnskapsverktøy. Det er her dere skal samle det viktigste dere har, og da er det gunstig å ha et spesialisert verktøy som er beregnet for nettopp dette, å samle inn, strukturere og dele informasjonen. Det kan sammenlignes med at de fleste bruker ulike systemer for CRM, intranett, eksterne websider osv. De er spesialiserte og gode på ulike ting.

2. Det er dumt å bli avhengig av andre

Specialized knowledge tool - integrationEn av de viktigste egenskapene til dette kunnskapsverktøyet bør være at det bygger på moderne, skalerbar og åpen teknologi og at det lett kan integreres og knyttes til ulike andre verktøy i organisasjonen, slik som saksbehandlingssystemer, intranett, CRM osv.

En konsekvens av å ha et separat spesialisert kunnskapsverktøy og for eksempel ikke bruke integrerte moduler i andre, bredere verktøy, er at man ikke trenger å bytte ut kunnskapsverktøyet og i verste fall også endre metoden rundt kunnskap bare fordi dere for eksempel velger å bytte ut intranett- eller saksbehandlingssystemet.

3. Kvaliteten avgjør resultatet

Den tredje og siste anbefalingen til at dere bør ha et spesialisert kunnskapsverktøy, er nettopp fordi det er et spesialisert kunnskapsverktøy. Hvis arbeidet er i en tidlig modningsfase og bare trenger å komme i gang, kan et integrert verktøy holde et stykke, men for å gå fra OK til bra eller riktig, trenger man et spesialisert verktøy. Vi kan sammenligne det må koble ekstern lyd til en TV. TV-ens høyttaler gjør det samme, det vil si at den gir lyd, og vil man krysse av for det faktum at den gir lyd, så er målet oppnådd. Hvis man imidlertid stiller høyere krav og ønsker en kraftigere, renere og mer heldekkende lyd, må man koble et spesialisert lydsystem med eksterne høyttalere til TV-en. Løsningene er svært like i teorien, men opplevelsen og resultatet blir noe helt annet. Ingen integrert TV-lyd kan bare måle seg med middelmådige spesialiserte lydanlegg som er bygd og optimalisert for én ting; å gi god lyd. Så for selskaper og organisasjoner som vil oppnå nettopp dette, anbefaler vi alle å finne et spesialisert kunnskapsverktøy som kan integreres med TV-en (les: ITSM/saksbehandlingsverktøy) og la systemene forenkle og veilede dere i arbeidet mot vellykket selvbetjening og Knowledge Management.

Ta gjerne kontakt med oss hvis vil vite mer om fordelene med et spesialisert kunnskapsverktøy.

Per Strand – Grunnlegger og Direktør, ComAround

Relaterte lenker:

Whitepaper: Using KCS principles to improve Self Service

Hvordan du får medarbeiderne til å bruke det nye kunnskapsverktøyet

0 replies

Legg igjen et svar

Lyst til å delta i diskusjonen?
Føl deg fri til å bidra!

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *