Del 2: Vellykket migrering med brukerne i fokus – selge inn migreringen

I en endringsprosess – slik som ved en migrering – kan det oppstå motstand fra brukerne. En vanlig kommentar fra virksomheten og brukerne ved en migrering er: ”Å, nei, nå skal IT-avdelingen skifte ut/ oppgradere systemene IGJEN!”.

Hvis brukerne er i mot migreringsprosjektet og har en negativ innstilling til migreringen, blir de mindre tolerante overfor problemer som kan oppstå underveis i prosjektet. Ved å forberede og involvere brukerne på riktig måte, kan man redusere motstanden slik at man møter større grad av forståelse når teknologien svikter under migreringen. Ved å sette brukerne i fokus kan ITog supportavdelingen bli selskapets ”helter” i stedet for ”problemskapere” som begrenser brukerne.

Transparent dialog rundt forventningene

For å redusere motstanden fra virksomheten under et migreringsprosjekt bør prosjektgruppen forklare nytten med migreringen og fortelle hvordan migreringen vil bli utført trinn for trinn.

Forklare nytten med migreringen

Virksomheten har sjelden kunnskap om hvorfor migreringen skjer og hvilken nytte det gir dem. Ofte fordi det mangler informasjon og at medlemmene i migreringsprosjektet ikke har prioritert å informere om dette. Ved å forklare nytten med migreringen for brukerne, skaper man gode forutsetninger for at migreringsprosjektet vil gå på skinner da alle forstår hvorfor migreringen finner sted.

Nytte kan f.eks. være å heve kvaliteten, finne nye muligheter, innføre ny funksjonalitet, redusere kostnader. Det er viktig å sette nytten for brukerne og virksomheten foran nytten for IT-avdelingen, som jo kan være like viktig, men ikke i brukernes øyne. Nytte for brukeren kan f.eks. være bedre tilgjengelighet til et system, f.eks. gjennom implementering av en nettbasert versjon av et program som brukeren får ekstern tilgang til.

Nytte for IT-avdelingen kan f.eks. være et mer sentralisert og rettighetsbegrenset IT-miljø. For brukerne innebærer det jo større begrensninger. IT-avdelingens nytte av og motivasjon for migreringen skal selvsagt også fremheves hvis de er en del av IT-miljøet, så vel som den økonomiske nytten. Mange ganger er selskapet bundet av ulike lisens- og/eller supportavtaler som forutsetter at selskapet migrerer systemene til nyere versjoner.

Det kan altså være lurt å velge ut den viktigste og tydeligste nytten, samt nytten for brukerne og virksomheten.

Åpen prioritering om hvordan migreringen skal skje

For å redusere negativ respons fra virksomheten er det også viktig å kommunisere på forhånd til sluttbrukerne hvordan migreringen skal skje. Fortell om virksomhetens kritiske faktorer og hvilke trinn som skal gjennomføres og i hvilken rekkefølge. Vis gjerne til tidligere undersøkelser om virksomhetens behov.

Skape delaktighet under migreringen

Som vi nevnte i det første kapitlet er det viktig å lytte til virksomhetens behov for å skape gode forutsetninger for et vellykket migreringsprosjekt. Ved å også involvere brukerne under hele endringsprosessen, får brukerne følelsen av at migreringen ”gjøres for dem” og ikke ”gjøres mot dem”. Dette kan også skape en følelse av at migreringen er et felles prosjekt som ledes av ITavdelingen, men som berører og kan påvirkes av hele virksomheten.

De kan da få forståelse for at det er et komplisert prosjekt og at alt ikke alltid går etter planen. Delaktighet skapes enklest gjennom tydelig og oppdatert informasjon, dialog, dvs. mulighet til å legge frem sine synspunkter og representanter i prosjektgruppen for migreringen.

Starte migreringen med en pilotinstallasjon

Start migreringen med en pilotinstallasjon med en liten gruppe brukere. Foruten å finne problemer som dere har oversett eller oppdage at kalkylene ikke stemmer, er det en god måte å se om brukerne har ytterligere input før det er klart for den store migreringen som berører alle brukerne. Når dere gjennomfører en pilotutrulling, er det viktig å utføre den så realistisk som mulig med tanke på den faktiske utrullingen som kommer senere.

Mange velger å bare teste en utrulling ut fra et teknologisk perspektiv for å se hvordan maskinog programvaren fungerer under utrullingen. Her anbefales det å strekke seg lenger. Hvis dere f.eks. har planer om å arrangere seminarer for brukerne og tilby nettbasert selvbetjening, bør dette også tilbys til pilotgruppen på nøyaktig samme måte som i den forestående faktiske utrullingen. Ved å innlemme alle områdene og gjøre piloten så realistisk som mulig, får dere et bedre grunnlag og verdifulle kunnskaper før den store utrullingen. Når piloten er avsluttet, er det viktig å samle inn den riktige informasjonen om piloten for å kunne fatte riktig beslutning om eventuelle korrigeringer før den store utrullingen.

Inkludere brukere i prosjektgruppen

Ta gjerne med representanter fra ulike deler av organisasjonen i prosjektgruppen for migreringen. På denne måten skaper dere en god forutsetning for å fange opp eventuelle utilfredsheter eller synspunkter tidlig i prosjektet. Her er det viktig å forsøke å få med de riktige personene som kan bli gode ambassadører for prosjektet overfor sine egne avdelinger.

Observere “Power Users” og “Super Users”

I hvert selskap finnes det såkalte ”Power Users” eller ”Super Users” som er i stand til å bruke avanserte funksjoner i programmer, som ”vanlige” brukere ikke er i stand til. De som er dyktige i det eksisterende miljøet kan føle seg truet før systemomleggingen. Sørg for at de får samme stilling i det nye miljøet og blir de samme gode ambassadørene som de var for det gamle systemet eller versjonen. Vær oppmerksom på deres ønsker og kunnskaper. Samtidig som dere utfører testene kan dere f.eks. vise dem testmiljøet. Det er en sterk sammenheng mellom å ha gode kunnskaper om et system og å være positivt innstilt til det.

Informasjonsplass for dialog

Ved eventuelle forsinkelser eller tekniske problemer i forbindelse med migreringen er det viktig å tydelig informere og forklare hva det skyldes og åpne opp for synspunkter og spørsmål tilbake. Ett konkret tips er å skape en tydelig plass eller portal der dere samler all informasjon som angår migreringen. Det gjør det lettere for dere som deltar i prosjektet og for virksomheten og enkeltbrukere å finne riktig og oppdatert informasjon å begrense informasjonen til ett sted. Her kan IT-avdelingen f.eks. redegjøre om status for migreringen, og brukerne kan komme med sine synspunkter og ideer under prosjektet.

Organisere alle synspunkter fra brukerne

Så snart utrullingen har startet, vil dere får synspunkter fra brukerne på ulike måter. Sørg for at disse samles på en strukturert måte og tas løpende hånd om. Her har dere gode muligheter til å oppdage eventuelle problemer og feil og til å møte synspunktene.

Rom i tidsplanen for uforutsette tekniske problemer eller ønsker fra brukerne

En erfaren prosjektleder setter av tid i tidsplanen til uforutsette tekniske problemer eller sene ønsker fra virksomheten og kan på denne måten redusere faren for å skape uro i virksomheten og tvil rundt migreringen, migreringsplanen og migreringsprosjektet.

Sammendrag – Selge inn migreringen

Ved migreringer kommer det ofte motstand fra virksomheten da disse endringene kan forstyrre dem i det daglige arbeidet. Dette fører til at virksomheten blir mindre tolerant overfor problemer som oppstår i prosjektet, som det ofte gjør.

For å redusere motsetningene bør migreringen ”selges inn” ved å skape en transparent dialog rundt forventningene til prosjektet. Dette kan man gjøre ved å forklare de største og tydeligste nyttene generelt og nytten for brukerne spesielt. Det er også viktig å på forhånd fortelle om hvert trinn i migreringen og informere om hvordan man har tatt hensyn til virksomhetens behov.

Relaterte koblinger:

 

0 replies

Legg igjen et svar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *