3 trinn for bedre introduksjon med selvbetjening

Kan noe så enkelt som å vise nye medarbeidere hvordan ting skal gjøres, virkelig forbedre ytelsen til store selskaper? Svaret mitt er JA! Nøkkelen er å ha informasjonen tilgjengelig der de ansatte finner svar på alle spørsmålene sine: i selvbetjening.

on-boarding_with_selfservice

 

De siste ti årene har jeg holdt noen tusen møter i egenskap av mine forskjellige salgstillinger, de fleste med personal- og IT-avdelingen i større selskaper. En av de vanligste problemstillingene jeg støter på hos kundene mine, er hvordan de skal administrere prosessene sine når de ansetter nye medarbeidere.

Vi kan alle være enige i at det er viktig å støtte nye medarbeidere det første året av ansettelsen. Du får aldri en ny mulighet til å gjøre et godt førsteinntrykk, og derfor er det avgjørende at virksomheten får de nye medarbeiderne til å kjenne seg velkommen, verdsatt og forberedt på videre arbeid.

Her er noen enkle trinn som kan gjøre introduksjonsprosessen enklere ved hjelp av selvbetjening.

1. Bli enige om en fremdriftsplan for introduksjonen

Introduksjon må gjøres likt i hele organisasjonen. Jeg anbefaler at dere bruker noen grunnleggende retningslinjer som alle involverte (kolleger, ledere, veiledere osv.) følger når en ny medarbeider skal introduseres for virksomheten. En overordnet plan vil sannsynligvis være et nyttig verktøy for å gjøre introduksjonsprosessen raskere og mer effektiv.

Mitt forslag er å lage en plan som beskriver hvordan selskapet drives, og som gir retningslinjer om hvordan man kan begynne å bruke selskapets kjernesystemer. Når den ansatte får denne informasjonen i kombinasjon med en god jobbeskrivelse, får vedkommende en unik mulighet til å komme godt i gang mye tidligere.

2. Lag en egen introduksjonswebside

De fleste selskaper introduserer nye ansatte ved å la den møte kollegene og gjøre seg kjent med den nye jobben gjennom møter og kurs. Men mange nyansatte overlates ofte i stor grad til seg selv når de har blitt formelt introdusert.

Vi kjenner alle til hvor mye vi faktisk husker etter å ha fått enorme mengder informasjon. For egen del trenger jeg i alle fall ofte en påminnelse om hvordan ting skal gjøres, typisk et par uker etter å ha deltatt på et heldagskurs.

Hvis introduksjonsprogrammet ligger på et tilordnet sted i selvbetjeningsløsningen, er dette en god måte å ha det enkelt tilgjengelig på i IT-infrastrukturen.

Onboarding content integrated to ComArounds's self service tool

Onboarding content integrated to ComArounds’s self service tool

Innhold og format

Jeg anbefaler at dere lager en webside med en fullstendig meny for nyansatte. Det meste av informasjonen som bør ligge på denne siden, er allerede tilgjengelig i organisasjonen. Den trenger bare å samles i ett system. For å gjøre siden så effektiv som mulig, anbefaler jeg at dere lager enkle og trinnvise instruksjoner som viser hvordan man arbeider med systemene og policyene.

Når man bruker kunnskapsløsningen fra ComAround, kan et slikt instruksjonsformat gjøre det mulig for de nyansatte å finne svar på spørsmålene raskere, når de faktisk oppstår. Det brukervennlige videoverktøyet kan være et godt tilleggsverktøy. Poenget med introduksjonsløsningene er å gjøre de nye kollegene til en del av selskapet så fort som mulig.

“En tilordnet introduksjonswebside gjør det enklere å administrere introduksjonen av et stort antall nye medarbeidere.

To hovedkategorier

Jeg anbefaler at websiden opprettes med to generelle hovedkategorier:

  1. Den første hovedkategorien er selskapets retningslinjer, med instruksjoner om selskapets prosesser og policyer.
  2. Den andre hovedkategorien handler om selskapets forretningssystemer, med instruksjoner og beskrivelser av hvordan de nye medarbeiderne kan ta i bruk og administrere de mange systemene som de må gjøre seg kjent med.

Veiledningene i begge hovedkategoriene bør deles inn i forskjellige underkategorier, slik at det blir enkelt å finne frem til den relevante hjelpen.

En rask måte å innhente og sette sammen den nødvendige informasjonen på, er å delegere selve skriveprosessen. Mange av selskapene jeg har besøkt, bruker superbrukernes ekspertkunnskap til å lage gode veiledninger. Ved å delegere oppgaven til ekspertbrukerne kan du raskt og enkelt sette sammen den nødvendige informasjonen.

En ekstra bonus ved å samle eksisterende informasjon i ett system, er at du kan luke ut informasjon som er utdatert, eller kan finne ut at det mangler informasjon. Da får du en glimrende mulighet til å forbedre og oppdatere innholdet.

Alle enheter

ComAround's knowledge solutionerar i alla slags enheter

ComAround’s knowledge solution is designed with responsive design and works in all digital devices.

En ny medarbeider kan ofte sitte med følelsen av å være på en fest med bare ukjente. Ved å tilby all informasjon på ett sted, kan den ansatte gjøre store fremskritt mye tidligere. Jeg mener bestemt at det er viktig med en responsiv design som fungerer på alle enheter, slik at man kan få tilgang til informasjonen overalt. Ved å tilby dette, gir du medarbeiderne verktøyene de trenger for å gjøre seg kjent med jobben og arbeidsplassen mye fortere.

3. Start enkelt

Det kan høres ut som en enorm oppgave å endre introduksjonsprosessen ved hjelp av en proaktiv webside med informasjonen som de nyansatte trenger. Men det er faktisk ganske enkelt. Hemmeligheten er å gjøre informasjonen tilgjengelig etter hvert.

Gjør for all del ikke den vanlige feilen å tro at websiden må være helt perfekt når den publiseres. En tidlig versjon av en webside for nyansatte vil alltid være bedre enn ingen webside.

Du kan bruke statistikken som innhentes via selvbetjeningsløsningen, og overvåke hvordan de ansatte søker etter informasjon på websiden. På denne måten får du to svært viktige fordeler:

  1. Websiden kan publiseres mye raskere, slik at virksomheten kan drive mye mer effektivt.
  2. Den nye websiden for medarbeidere vil inneholde bare relevant informasjon. Det er fordi du stadig forbedrer informasjonen i stedet for å prøve å gjette hva brukerne faktisk trenger.

Derfor er rådet mitt å starte enkelt, måle resultatene og forbedre innholdet!

Når du bruker kunnskapsløsningen fra ComAround i tillegg til den tradisjonelle servicedesken, kan du enkelt implementere introduksjonswebsiden. Det er en logisk og smart måte å samle alle svarene på de ansattes spørsmål på ett sted.

Lykke til med den videre introduksjonsprosessen!

David Aadne, Country Manager, ComAround Norway

Relaterte lenker:

Hvordan evaluere medarbeidere uten å rangere dem?

Rapport: Nettbasert selvbetjening som en del av en lærerledet opplæring

Løsningsgraden i første linje bør være lav!

0 replies

Legg igjen et svar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *